効率よい検索を行なうには、検索テクニックだけを知っていれば良い、というものでもありません。
ここで、効率よく検索できるファイルとはどういうものか、ということについて少し考えてみたいと思います。
例題を一つあげましょう。こんなファイルに、「こんにちは」が何個あるか数えて欲しいと言われたら、みなさんはどうするでしょうか。
私なら、以下のどれかを使います。
今回は、集計コマンドを使ったとしましょう。
前述のとおり、集計するにはまず並べ替えを行う必要があります。並べ替えは、[データ] -> [並べ替え]で行えます。集計は、[データ] -> [集計]で行えます。
さて、集計すると、結果は以下のとおりになりました。
よく見て頂ければ分かるのですが、`こんにちは' が3種類含まれています。スペースが含まれないものと、半角スペースが含まれるものと、全角スペースが含まれるものの3種類です。
さて、これら3種類を、異なるものとして集計するべきでしょうか、しないべきでしょうか。残念ながら、その答えは内容によりけりですのでお答えできません。しかし、少なくとも知ってる人に聞かなければならないということになるでしょう。
今回は集計結果がたいした量ではなかったので、これら3種類が存在したことが分かりましたが、集計リストが1000以上にもなると、そういった「同音同意、ただしコンピュータでは別扱い語」が含まれているかどうか判断するだけでも、それなりの量の作業が必要なことがお分かりいただけると思います。
こういった問題を持ち込まないためには、一貫したルールを決めてしまうことが一番の解決方法になります。
私の場合は個人的に、スペースはすべて半角、英字や記号も半角、区点は`。'、読点は`、'、カタカナは全角と決めています。これは、周りから一番不平がでない選択と思います。また Excel の場合、さらにスペースは必須な箇所以外では使わないということも決めています。(商品名などにスペースが含まれている場合などが必須な箇所になります。)
特に会社全体とか部署全体のルールにしなければならないというものでもなく、個人的なルールでも、あの人の作るファイルは見やすい (探しやすい) ということが、分かる人には分かってもらえます。
あなたなりのルールを作って、社内の業務効率改善に協力するか、周囲の業務効率改悪を笑ってあげましょう。
$Id: excel3.html,v 1.3 2003/01/27 21:02:11 mikawa Exp $